WebライターによくあるExcel・Wordの活用方法【初心者向け】

WebライターによくあるExcel・Wordの活用方法【初心者向け】

これからWebライターになりたい人or初心者向けに、Excel・Wordの活用方法を書きました。WebライターとしてExcelとWordを使うシチュエーションや、覚えておきたい機能などを紹介します。

Excel・Wordの活用方法1.クライアントとやり取りする場合

Webライターとして記事作成をする場合、最低限ExcelとWordが使えれば他のツールは必要ないかなと思っています。Microsoft Officeは有料ですが、クライアントとのやり取りでは必ずといっていいほど使います。

ないと仕事にならないので、Webライターになるなら購入しておいた方が良いです。

Excelを使うシチュエーション

Excelはレギュレーションや骨子作成などでよく使います。

レギュレーション

レギュレーションとは、規則や法令のこと。クライアントからの指示書のことですね。主なレギュレーションの内容は下記の通り。

  • 記事の目的、方向性
  • 想定読者
  • 骨子
  • 執筆ルール
  • 禁止事項

骨子作成

骨子とは骨組み、記事構成のことです。記事の構成を組むときもExcelを使うケースがほとんどですね。

具体的な構成方法はクライアントから指示があります。だいたい、下記のような内容を書いていきます。

  • タイトル
  • 見出し
  • ライターへの簡単な指示
  • 参考URLや参考書籍

Wordを使うシチュエーション

記事の執筆や投稿をするときに使います。

私が利用しているサグーワークスはブラウザ上で投稿しますが、業務委託案件やほかのクライアント様とのやり取りはWordが主ですね。

Excel・Wordの活用方法2.自分で記事をチェックする場合

自分で記事をチェックするときもExcelとWordを使います。Wordで執筆する人は多いと思いますが、私はExcelでキーワードと文字数のチェックをしています。

Excelは文字数カウンターとして使う

Word、Evernote、無料Webサービスなどなど、文字カウンター機能がついているツールはいろいろあります。ただ、どのツールも見出し以外の本文のみをカウントするのに、何回かクリックしないといけません。それがすごく面倒くさいなと思ったんです。

だからExcelで自作しました。以来、文字カウンターはExcel一択です。作り方を記事にしていますので、よければ関数をコピペして使ってみてくださいね。

Wordは校正で使う

校正ツールもいろいろありますが、私はWord一択です。ちなみに、記事作成の手順は下記の通り。

  1. メモ帳で執筆
  2. Excelの文字カウンターに貼り付けてキーワード&文字数チェック
  3. Wordに貼り付けて校正←今ココ
  4. 投稿

誤字脱字を見逃さないためのWord設定方法

Wordはデフォルト設定でも、ある程度校正はしてくれます。ただ私は、なるべく誤字脱字やその他のミスを見逃したくないので、設定を少しいじっています。

Wordの設定手順1

新規ファイルを立ち上げて「ファイル」をクリック。

Wordの設定手順2

Wordファイルの向かって左下にある「オプション」をクリック。

Wordの設定手順3

「文章構成」→「ユーザー設定1」→「設定」の順にクリック。

Wordの設定手順4

「文章構成の詳細設定」の中のチェックボックスすべてにチェック(レ点)を入れる。

Wordの設定手順5

「漢字レベル」を「常用漢字」に変更。

Wordの設定手順6

「送り仮名の基準」を「本則」に変更。

Wordの設定手順7

「仮名書き推奨」を「一般」に変更。「文章構成の詳細設定」の「OK」をクリック。「文章構成」の「OK」もクリックして設定終了です。

ここまでチェックすると、あえて表記を変えている部分も誤りとみなされて二重線がつきます。ひとまず内容を見て、問題がなければ無視しちゃいます。そのうち、Wordの校正のクセがわかってくるので、書きながらどこに二重線や波線がつくか予想できるようになります。

人によってはここまでやると面倒くさいと思うかもしれません。自分にとってちょうどよいところを探しながら、設定してみてください。

Wordを活用するために覚えておきたい機能

文字カウント

「校閲」→「文字カウント」の順にクリック。「文字数(スペースを含めない)」で文字数をチェックします。ちなみに、「単語数」は英単語1つを1単語として数えるため、文字数と数字が変わります。

前述している通り、私はExcelで文字数をカウントしています。ただ、Wordで校正していると文字数が変わってくるので、必ずWordでもチェックするようにしています。

コメント機能

コメントを残したい部分をドラッグしてから「校閲」→「新しいコメント」の順にクリックすると、コメントを残せます。コメントに返信したいときは「返信」をクリックすればOK。

修正依頼をもらうときに、よくコメント機能が使われます。コメントの指示通りに本文を修正するので、自分からコメントを返すことはあんまりないです。

スプレッドシートとドキュメントも割と使う

クライアントによっては、Googleスプレッドシートとドキュメントを使う場合もあります。インターネット上でやり取りできるので便利ですよね。入力したら自動保存してくれますし。

ExcelとWordの基本がわかっていれば、スプレッドシートとドキュメントも直感的に使えるかなと思います。

  • Excel、スプレッドシート →表計算
  • Word、ドキュメント→文書作成

クライアントとのやり取りで使う場合

スプレッドシートは、レギュレーション、骨子作成などで使うことが多いですね。

ドキュメントは記事の執筆や投稿に使います。Word同様コメント機能が付いていて、コメントで修正依頼をいただくこともあります。

自分で使う場合

私の場合、使っているのはドキュメントのみです。スプレッドシートは使っていません。

PCの前から離れたいとき頭の中に浮かんだことをドキュメントに残して、スマートフォンやタブレットのドキュメントと同期させています。寝っ転がりながらとか外出中とかに見られるので便利です。

ドキュメントは音声入力もできるので、手が疲れたときはスマホに向かってしゃべりながら執筆することもあります。

まとめ

Webライターを始める前や初心者のうちは、いろいろわからないことが多くて不安に思うことがあります。私なんかは、ExcelもWordも詳しい使い方を知らなかったので、実際少し手こずりました。

ExcelとWordは、最低限これくらいの使い方を覚えておけばいいかな?と思います。

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